Organizar la comida de un congreso, y no morir en el intento

Si bien las opciones de comida y bebida pueden no ser el centro de tu próximo congreso, si causan un impacto duradero en tus invitados. Tus elecciones de alimentos son una forma de infundir estilo y personalidad en tu evento, y el éxito de la organización de la comida del evento a menudo puede hacer o deshacer el estado de ánimo de la ocasión en cuestión. Para asegurarse de no ser víctima de una mala organización de la comida, recuerda estos consejos y trucos para planificar el menú ideal para eventos de negocios.

Determina tu presupuesto

En primer lugar, debes definir el presupuesto con el que estás trabajando. El número de tiempos, el número de invitados, cócteles, vajillas e incluso el estilo de servicio que elijas pueden afectar el costo general de los servicios de catering de tu congreso. Por lo tanto, es esencial establecer un presupuesto de inmediato para asegurarse de mantenerse en el camino correcto y evitar gastos excesivos.

Comienza tu búsqueda tan pronto como sea posible

El menú perfecto comienza con el proveedor de servicios adecuado, y para asegurarse de obtener la mejor opción, debes reservarlos lo antes posible. Las políticas individuales de carga de trabajo y reserva de cada proveedor determinarán con cuánto tiempo de anticipación debes reservarlas. El comenzar tu búsqueda anticipadamente, no solo te ayudará a encontrar el proveedor adecuado para tu evento, sino que también te dará tiempo para comparar antes de seleccionar al adecuado.

Determinar y regular el número de invitados

Si bien tu lista de invitados puede no ser siempre precisa, puede tener un impacto significativo en tus opciones de menú. Por ejemplo, si estás planeando un menú más impresionante, puede que necesites limitar el número de personas en tu evento. Sin embargo, si no puedes imaginar tu evento sin al menos 100 socios comerciales, ejecutivos corporativos y otra clientela influyente, es posible que debas considerar reducir los costos, cambiar los estilos de menú o ser creativo con tus otras opciones de catering.

Conoce las preferencias de tus invitados

Al determinar un menú de comidas de negocios para tu evento, siempre debes tomar el tiempo para considerar las preferencias de tus invitados. Por ejemplo, los asistentes pueden tener alergias o ser sensibles a alimentos específicos, los invitados que cuiden de su salud o están en un régimen fitness pueden preferir una cocina vegetariana o de mariscos, y los grupos de mayor edad pueden preferir una selección de menú de degustación más leve. La idea completa es considerar qué será más agradable para los invitados que asistirán.

Evita situaciones de riesgo

Para garantizar que congreso sea memorable por las razones correctas, evita siempre las opciones de alimentos “riesgosos”. Las opciones de alimentos riesgosos son alimentos como mariscos o platos pesados a los que un alto porcentaje de personas son alérgicas. Además debes de tener cuidado con las necesidades dietéticas de tus invitados, los platillos más complicados deben prepararse cuidadosamente. De lo contrario, podría resultar en una experiencia menos que estelar.